每天打开电脑,你会不会是先收邮件?这样做是十分错误的,反映了我控制行为的能力十分低下。

 


英国作家Richard Whately说过:

"在早晨浪费一小时,你得花一整天来弥补。"(Lose an hour in the morning, and you will be all day hunting for it.)

每天早晨,你不应该把收邮件当做起床后的第一件事。我有七个理由证明这一点。

一、它会降低效率

对电子邮件毫不关心,其实是一种福气。如果你手头有重要的事情急需完成,我只有四个字送给你:"别收邮件。"

你一起床,就用30--45分钟,集中精力去做最重要的事情,然后再去收电子邮件。如果你忍得住,不妨等待更长的时间。我经常是午饭后才打开邮箱。

你知道吗?只要对其他事情毫不关心,你就能把所有精力集中于手头的工作。

不收电子邮件,你就不会知道某地又发生了火灾,或者某个品牌在搞特卖,或者某个好友推荐的好玩的视频。

你得到的任何新的信息,都能使你分心。顺便说一句,这也是为什么我往往早上不看任何报纸、电视、不听广播的原因。我不想分心。你控制不了别人,但是至少能够控制自己集中注意力。

二、它不属于你的待办事项

如果你知道自己最重要的事情是什么,或者知道每天应该完成的事情是什么,那么起床后首先就去做。

要是这时你去收邮件,很可能你会做别人让你做的事。每当你打开一封邮件,你就应该衡量一下,是你自己的事情更重要,还是别人的事情更重要。在现实中,又有多少人能够看到别人的要求,却坚持去做自己的事呢?

如果坚持不住,那么最终你忙忙碌碌的,都是别人的任务(即使那只是回复邮件、提供一点意见),而不是你自己的任务。

说穿了,打开邮箱,那一封封的电子邮件都是别人给你安排的代办事项。

你的时间到底属于谁?你自己,还是某个给你写信的人?

三、它是缺乏目标的借口

我来问你:为什么你每天早上第一件事是收邮件?

答案往往是因为你不知道你该干什么。

每个人免不了都有这样的时候。但是如果你频繁查看邮箱,你应该警惕了,这是一个信号,表明你已经有点偏离方向了。

我的意见是,你必须去做的重要任务,应该放在第一位,别让查看邮件、清理书桌之类的琐事分你的心。如果你每天早晨习惯性地打开邮箱,真正的问题倒还不是你浪费了查看邮件的时间,而是你不知道自己的高优先性任务是什么,所以才会去做查看邮件那样的低优先性任务。

当你不知道什么事情最优先的时候,你把查看邮件当做自己的当务之急,无法完成那些真正紧要的事情就是你的代价。

四、被动与主动

查看邮件的时候,最好的结果是正好收到一封非常重要的邮件,不早不晚,然后你立刻采取相应的行动。但是,这样的情况很常见吗?非常少见。

更常见的情况有两种。一种比较"好"的情况是,你没有收到任何新邮件,也就没有什么新的事情需要做。但是,不管怎样,这时你浪费了检查邮件的时间,你可以减少查看的频率。

但是,这种情况有多常见呢?你遇到的往往是一种较坏的情况:你为自己找来了更多的事需要做。因为你在"收邮件",所以你开始回复它们,浪费了你本该用来做别的事情的时间。你不是"主动地"为自己设置一个日程表,新收到的电子邮件迫使你"被动地"行动,迫使你忽略了它们真正的优先性。

我宁愿主动,宁愿去做那些对自己重要的事情,而不管收件箱里有什么紧急的或者排在前面的邮件。

别再浪费你的一举一动,你要多做生产力比较高的行动。

五、寻找借口

就我而言,如果我盲目地打开邮箱(或者Twitter、Facebook、以及类似的浪费时间的网络行为),我经常不是在查找重要的东西,而是在寻找借口,不去做那些我必须做的事情。

我在寻找理由,我想告诉自己为什么那些事可以拖到以后做。("我必须帮助张三写完他的报告",或者"我必须回答李四的问题"。)

不要落入这种陷阱。不要让收邮件变成一种你放纵自己的借口。

如果你手头正在做一件事,那就别查看邮件。承认吧,你有不得不做的事情,那就去做它。

六、没法设置时间限制

开会是一种很浪费时间的行为,但是大多数情况下,你至少知道会议需要开多久。

如果我问你,打开邮箱后,你将在邮件上花费多少时间。你很有可能无法回答,或者低估了耗费的时间。

查看邮件只需要一分钟,问题在于你会被随之而来的事情拖住,无法知道完成那些事情要耗费多久。事实上,我曾经在起床后打开邮箱,结果就陷在里面了,直到午饭时才得闲。

一天之中,你效率最高的时间是有限的。别让邮件把你拖住,耗费掉你宝贵的时间。

七、它带来期待

许多人说:"我不得不收邮件!别人期待尽快收到我的回复!"

首先,我不相信这种说法。确实有一些尽快回复的要求,但是它们可能远不如你想的那么紧急。其次,就算尽快回复是唯一的选择,你不妨问自己为什么会这样。

你知道吗,为什么别人期待你尽快做出回复?

原因可能是,你总是每天一醒来就回复邮件,你自己造成了别人的期望。

你越频繁地查看邮件,人们就越相信你会很快地回复。你不再每天早早地查看邮件,人们也就不再期望你会尽快回复了。

好的,我知道说来容易做来难。别担心,坚持一两个星期,就没人会对你有奢望了。

如果你"必须"收邮件......

某些读者可能会抗议:"不收邮件,我怎么与团队保持联系!",或者"在我做出下一步之前,我必须得到反馈意见。"我完全理解这些想法,有时我也盼着收到某些重要的反馈,我也会在起床后快速地收一下邮件。

我想说的是:如果你必须这样做,那就限制自己只查看一部分邮件。我推荐使用下面的规则:

  * 只看有没有你正在找的东西。最重要的,别看计划外的东西。带有目的地去看,有没有一封特定的人发给你的特定的邮件。

  * 过滤那些不重要的邮件。一个好方法是,如果邮件来自一个陌生的地址,那就留到以后看。

  * 设置一个时间限制。规定自己只能用5分钟收邮件,只找自己想要的那个信息,在行动之前就制定好退出策略。邮箱还没打开的时候,你就知道以下情况应该怎么办:1)那封邮件已经到了;2)它还没到;3)你想要的信息不够完整。不管怎样,别被动地做出反应,而要主动地想好针对不同的结果,做出怎样的行为。

现在,你可以停止阅读这篇文章了,去做那些对你重要的事。不管你做什么,只要收邮件不要太频繁就行了。

(完)
 

来源:阮一峰的网络日志

链接:http://www.ruanyifeng.com/blog/2011/01/never_check_email_first_thing_in_the_morning.html